Soteri-rekisteri otettiin vuoden 2024 alussa käyttöön vahvistamaan sosiaali- ja terveyspalvelujen valvontaa, lisäämään läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaistamaan toimintaa. Tavoitteet olivat, ja ovat edelleen, kannatettavia. Käytännön kokemukset kentältä kuitenkin osoittavat, että rekisterin käyttöönottoon liittyy edelleen merkittäviä ongelmia, jotka heijastuvat palvelujen saatavuuteen, investointeihin, rekrytointeihin ja markkinoiden toimivuuteen.
Kysyimme kesäkuussa valikoiduilta jäseniltämme kokemuksia Soteri-rekisteristä. Kyselyyn vastasi 33 palveluntuottajaa eri puolilta Suomea. Vastausten perusteella viesti on poikkeuksellisen yhtenäinen: rekisterin tavoitteita pidetään oikeina, mutta toteutuksessa on paljon korjattavaa.
Rekisteröinti kestää liian kauan ja kestoa ei voi arvioida
Kyselyn perusteella suurimmalla osalla vastaajista rekisteröintiprosessi tai siihen liittyvät muutokset kestivät 3–6 kuukautta. Samalla yli puolet vastaajista piti käsittelyajan ennakoitavuutta heikkona.
Monessa tapauksessa kyse ei ole pelkästään hallinnollisista haasteista: vastaajat kertoivat uusien palvelujen käynnistymisen viivästyneen, kilpailutuksiin osallistumisen estyneen, rekrytointien lykkääntyneen ja jopa investointien vaarantuneen rekisteröintipäätöstä odottaessa. Useampi yritys kuvasi tilanteita, joissa valmis toimipiste, palkattu henkilöstö ja asiakkaiden tarve olivat olemassa, mutta toimintaa ei voitu aloittaa, koska rekisteröintipäätöstä ei ollut vielä saatu. Taloudelliset vahingot olivat myös mittavia. Kun markkinat, hyvinvointialueiden hankinnat ja asiakkaiden tarpeet muuttuvat nopeasti, useiden kuukausien epävarmuus aiheuttaa aitoja ongelmia.
Ongelmana epäyhtenäinen tulkinta
Kyselyn ehkä yllättävin ja huolestuttavin havainto ei liittynyt pelkästään käsittelyaikoihin vaan siihen, että palveluntuottajat kokevat saavansa erilaisia vastauksia riippuen käsittelijästä.
Vastaajat nostivat esiin muun muassa:
- erilaiset vaatimukset samoissa tilanteissa
- toisistaan poikkeavat tulkinnat palvelualoista
- ristiriitaiset ohjeet eri viranomaisilta
- epäselvyydet sosiaali- ja terveyspalvelujen rajapinnoissa
- vaihtelevat vaatimukset liitteistä ja dokumentaatiosta
Yhdenmukaisten linjausten puute ei ole vain hallinnollinen ongelma. Kun eri toimijoita kohdellaan käytännössä eri tavoin, syntyy epävarmuutta ja riski kilpailun vääristymisestä. Samalla palveluntuottajien on vaikea ennakoida investointeja, henkilöstötarpeita ja palveluiden laajentamista.
Hallinnollinen työ kuormittaa kohtuuttomasti
Soterin piti keventää ja selkiyttää toimintaa. Monen vastaajan kokemus on kuitenkin tällä hetkellä päinvastainen.
Lähes kaikki kyselyn suurimmat kuormitustekijät liittyivät hallinnolliseen työhön: pitkään käsittelyaikaan, epäselviin ohjeisiin, lisäselvityspyyntöihin sekä tietojen toistuvaan syöttämiseen.
Erityisen paljon kritiikkiä saivat:
- samojen tietojen kirjaaminen useaan kertaan
- hakemusten heikko seurattavuus
- puutteellinen näkyvyys käsittelyn etenemiseen
- rekisteriotteen vaikea saatavuus
- järjestelmän epälooginen rakenne
- palveluyksikkö- ja palvelupistekäsitteiden epäselvyys
Ongelmat korostuivat etenkin suurissa organisaatioissa, joissa samanaikaisesti voi olla käynnissä kymmeniä rekisteröintiprosesseja. Myös pienet toimijat kärsivät, koska monimutkainen prosessi nostaa alalle tulon kynnystä.
Soteri vaikuttaa jo markkinoiden toimintaan
Kysely osoittaa, ettei kyse ole vain viranomaisprosessista. Rekisteröinti ja sen haasteet vaikuttavat suoraan palvelujen saatavuuteen ja markkinoiden toimintaan. Osa vastaajista kertoi menettäneensä asiakkaita, koska palvelua ei voitu käynnistää ajoissa. Toiset kuvasivat vaikeuksia osallistua kilpailutuksiin tai vastata hyvinvointialueiden palvelutarpeisiin vaaditussa aikataulussa. Kun rekisteröinnin käsittelyaikoja ei kyetä ennakoimaan, syntyy käytännössä markkinoille pääsyn esteitä. Tämä koskee erityisesti uusia toimijoita, kasvavia yrityksiä ja tilanteita, joissa palveluja pitäisi pystyä käynnistämään nopeasti asiakkaiden tarpeisiin vastaamiseksi.
Viisi konkreettista kehitysehdotusta
Palveluntuottajien viesti ei ole pelkkää kritiikkiä. Vastauksissa esitettiin myös konkreettisia ratkaisuja, joiden avulla Soterista voidaan tehdä toimivampi.
1. Käsittelyaikoihin ennustettavuutta ja avoimuutta
Hakijalle pitäisi näkyä reaaliaikaisesti:
- käsittelijä
- käsittelyn vaihe
- arvioitu valmistumisaika
- mahdolliset puutteet hakemuksessa
2. Yhtenäiset valtakunnalliset tulkinnat
LVV:n tulee varmistaa, että samankaltaisia tapauksia käsitellään samalla tavalla riippumatta käsittelijästä tai alueesta. Yhtenäiset linjaukset vähentäisivät merkittävästi epävarmuutta ja lisätyötä.
3. Päällekkäisestä työstä eroon
Jo hyväksyttyjä tietoja ei pitäisi toimittaa yhä uudelleen.
- vastuuhenkilötiedot kerran
- yhteiset dokumentit kerran
- palvelupisteiden lisäykset nykyistä kevyemmällä menettelyllä
- mahdollisuus hyödyntää aiemmin hyväksyttyjä tietoja
4. Parempi käytettävyys
Järjestelmän tulisi ohjata käyttäjää tekemään oikea hakemus tilanteesta riippumatta.
Lisäksi palveluntuottajien pitäisi voida:
- ladata oma rekisteriotteensa itse
- seurata hakemuksia helposti
- tarkastella omia tietojaan selkeässä näkymässä
5. Riskiperusteinen ja kevyempi menettely muutoksille
Kaikkia muutoksia ei pitäisi käsitellä samalla raskaudella kuin uuden toimijan hyväksymistä.
Jo valvotun ja toimivaksi todetun palveluntuottajan toiminnan laajentaminen, palvelupisteen lisääminen tai vähäinen muutos voitaisiin hoitaa ilmoitusmenettelyllä tai kevennetyllä käsittelyllä.
Rekisterin pitää mahdollistaa palvelut, ei hidastaa niitä
Soteri on tärkeä osa valvonnan uudistamista. Tällä hetkellä järjestelmä kuitenkin aiheuttaa tarpeettomia viiveitä, kustannuksia ja epävarmuutta tilanteessa, jossa tarvitsemme lisää palveluita, investointeja ja henkilöstön liikkuvuutta.
Palveluntuottajien viesti on selkeä: valvonnan on oltava vaikuttavaa, mutta samalla rekisteröinnin on oltava ennakoitavaa, yhdenmukaista ja sujuvaa. Kun rekisteri tukee palvelutuotantoa eikä jarruta sitä, hyötyvät lopulta kaikki – asiakkaat, hyvinvointialueet, viranomaiset ja palveluntuottajat.
